Welke Microsoft 365 licentie past bij jouw bedrijf?
Microsoft 365 biedt verschillende pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven. Het kiezen van de juiste licentie kan lastig zijn door de vele verschillende opties en functies. Cirinova Solutions helpt je graag bij het maken van de juiste keuze voor jouw organisatie.
Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium? Of heb je eigenlijk alleen Microsoft 365 Apps for Business nodig?
De verschillen lijken op het eerste gezicht klein, maar hebben grote gevolgen voor wat medewerkers kunnen gebruiken, hoe apparaten worden beveiligd en hoeveel je uiteindelijk aan licenties uitgeeft.
Voor de meeste mkb-bedrijven draait de keuze om drie vragen:
-
Hebben medewerkers alleen online Office-apps nodig of ook Word, Excel en Outlook op hun computer?
-
Wil je zakelijke e-mail en Microsoft Teams gebruiken?
-
Heb je extra beveiliging en centraal beheer van laptops en smartphones nodig?
Op deze pagina vergelijken we de belangrijkste Microsoft 365 Business-licenties voor het mkb en helpen we je bepalen welke licentie het beste past bij jouw medewerkers en organisatie.
Microsoft 365 licenties in 30 seconden
Voor de meeste reguliere kantoormedewerkers die alleen online werken.
- Cloudopslag (OneDrive/SharePoint)
- E-mail (Outlook)
- Teams voor samenwerking
- Alleen online webversies van Office-apps
Voor medewerkers die ook de volledige desktop-apps nodig hebben.
- Alles in Basic
- Desktop-versies van Office (Word, Excel, etc.)
- Op maximaal 5 PC's/laptops per gebruiker
Dé standaard voor moderne bedrijven die veiligheid serieus nemen.
- Alles in Standard
- Geavanceerde beveiliging (Intune, Defender)
- Apparaatbeheer en beveiliging
Apps for Business
Voor wie alleen Office-apps nodig heeft (geen cloudopslag of mail).
- Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Alleen de software licentie
- Geen cloudruimte of zakelijke mail
Alleen de Office-programma's nodig?
Dan kan Apps for Business voldoende zijn. Dat betekent overigens niet dat iedere medewerker binnen jouw bedrijf dezelfde licentie nodig heeft. Juist door verschillende licenties slim te combineren, kun je vaak kosten besparen zonder functionaliteit of beveiliging in te leveren.
Microsoft 365 Business-licenties vergelijken
Basic
- Desktop Word/Excel/PowerPoint: —
- Zakelijke Exchange e-mail: ✓
- Mailbox grootte: 50 GB
- OneDrive Opslag: 1 TB
- Word/Excel online: ✓
- Outlook desktop: —
- Max. gebruikers: 300
Standard
- Desktop Word/Excel/PowerPoint: ✓
- Zakelijke Exchange e-mail: ✓
- Mailbox grootte: 50 GB
- OneDrive Opslag: 1 TB
- Word/Excel online: ✓
- Outlook desktop: ✓
- Max. gebruikers: 300
Premium
- Desktop Word/Excel/PowerPoint: ✓
- Zakelijke Exchange e-mail: ✓
- Mailbox grootte: 50 GB
- OneDrive Opslag: 1 TB
- Word/Excel online: ✓
- Outlook desktop: ✓
- Max. gebruikers: 300
Apps
- Desktop Word/Excel/PowerPoint: ✓
- Zakelijke Exchange e-mail: —
- Mailbox grootte: —
- OneDrive Opslag: 1 TB
- Word/Excel online: ✓
- Outlook desktop: ✓
- Max. gebruikers: 300
Microsoft 365 Business Basic
De ideale oplossing voor bedrijven die voornamelijk in de cloud werken en geen desktopversies van Office-apps nodig hebben. In één regel: Alleen de online versies van Office en 1 TB cloudopslag.
- Web- en mobiele versies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
- Zakelijke e-mail (50 GB mailbox).
- 1 TB cloudopslag via OneDrive.
- Microsoft Teams voor online vergaderen en chatten.
Microsoft 365 Business Standard
Het meest gekozen pakket voor het mkb. Bevat alles van Basic, plus de vertrouwde Office-apps die je lokaal op je computer installeert. In één regel: Alles van Basic + de volledige desktop-apps (Word, Excel, etc.).
- Desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
- Extra tools: Publisher en Access (alleen pc).
- Licentie voor 5 apparaten per gebruiker (laptop, tablet, telefoon).
- Zelfde cloudopslag en e-mail als Basic.
Microsoft 365 Business Premium
Ontworpen voor organisaties die extra veiligheid en beheer nodig hebben. Bevat geavanceerde beveiliging om bedrijfsgegevens te beschermen op elk apparaat. In één regel: Alles van Standard + geavanceerde beveiliging en apparaatbeheer (Intune).
- Microsoft Defender for Business (tegen malware en ransomware).
- Microsoft Intune (beheer van laptops en telefoons op afstand).
- Azure Information Protection (bescherming van gevoelige documenten).
- Voorwaardelijke toegang (bijv. inloggen alleen toestaan vanaf vertrouwde locaties).
Microsoft 365 Apps for Business
Een specifiek pakket voor bedrijven die alleen de Office-apps en cloudopslag nodig hebben, maar al een eigen e-mailoplossing buiten Microsoft gebruiken. In één regel: Alleen de desktop Office-apps en OneDrive, zonder Exchange/Teams.
- Desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
- 1 TB OneDrive cloudopslag.
- Geen zakelijke e-mail (Exchange).
- Geen Microsoft Teams.
Welke Microsoft 365 licentie heb ik nodig?
Wat adviseren wij in de praktijk?
Een fout die wij regelmatig zien, is dat een bedrijf één Microsoft 365-licentie kiest en die vervolgens aan iedere medewerker geeft.
Dat is overzichtelijk, maar niet altijd logisch.
Een directeur heeft andere behoeften en risico's dan een medewerker die alleen enkele uren per week e-mail gebruikt. En een buitendienstmedewerker heeft niet automatisch dezelfde Office-functionaliteit nodig als iemand van de financiële administratie.
Daarom zouden wij eerst per gebruikersgroep kijken naar:
-
Welke programma's gebruikt deze medewerker?
-
Zijn desktopversies van Office nodig?
-
Op welke apparaten wordt gewerkt?
-
Wordt er thuis of onderweg gewerkt?
-
Tot welke bedrijfsinformatie heeft deze medewerker toegang?
-
Is centraal apparaatbeheer gewenst?
-
Hoe groot is het risico wanneer het account of apparaat wordt misbruikt?
Pas daarna kiezen we de licentie. Dat kan betekenen dat binnen één organisatie Business Basic, Standard én Premium naast elkaar worden gebruikt. Dat is niet vreemd. Het kan juist een veel betere manier zijn om Microsoft 365 in te richten.
Welke licentie past bij welk type bedrijf?
-
ZZP en MKB:
Gebruik Basic voor browserwerk, Standard voor dagelijks gebruik van desktop-apps en
Premium bij intensieve verwerking van gevoelige klantdata.
Zakelijke dienstverlening:
Bij accountants en adviseurs staat veiligheid centraal. Wegens de vertrouwelijke aard van financiële- en persoonsgegevens is Business Premium hier de standaard voor optimale bescherming.
Hybride organisaties en buitendienst:
Kies voor een licentiemix om kosten te besparen. Geef buitendienstmedewerkers Basic, terwijl kantoorpersoneel
en directie Standard of Premium gebruiken voor lokaal beheer en geavanceerde beveiliging van mobiele apparaten.
Moet iedere medewerker dezelfde Microsoft 365 licentie hebben?
Nee.
Microsoft staat toe dat verschillende Business-abonnementen binnen dezelfde organisatie worden gecombineerd,
zolang je rekening houdt met de geldende licentievoorwaarden en de limiet van de Business-planfamilie. Microsoft noemt hiervoor een maximum van 300 toegewezen Business-licenties per tenant.
Een gemengde omgeving kan bijvoorbeeld bestaan uit:
-
Business Basic voor lichte gebruikers;
-
Business Standard voor reguliere kantoormedewerkers;
-
Business Premium voor medewerkers met verhoogde beveiligingsbehoeften.
De beste verdeling hangt af van functie, gebruik en risico.
-
Praktijkvoorbeeld: bedrijf met 18 medewerkers
Gebruikersgroep
Licentie
Reden
12 Reguliere medewerkers
Business Standard
Volledige Office-apps nodig voor dagelijks werk.
4 Buitendienst / Productie
Business Basic
Werken alleen via web/mobiel (mail en urenregistratie).
2 Eigenaren / Directie
Business Premium
Beveiliging van bedrijfsdata en extra privacy-instellingen.