Teams, OneDrive en SharePoint: wat gebruik je waarvoor?
Een veelgestelde Microsoft 365-vraag is: wanneer gebruik je Teams, OneDrive en SharePoint?
Veel organisaties gebruiken deze tools door elkaar. Documenten staan in persoonlijke mappen, Teams-kanalen, chats en gedeelde links. Daardoor ontstaat verwarring over versies, eigenaarschap en toegang.
Met duidelijke afspraken wordt Microsoft 365 overzichtelijker en veiliger.
OneDrive voor persoonlijk werk
OneDrive is vooral bedoeld voor persoonlijke werkbestanden. Denk aan documenten waaraan je zelf werkt voordat je ze deelt met collega’s.
Geschikt voor:
persoonlijke concepten
individuele werkbestanden
tijdelijke documenten
bestanden die nog niet team- of projectbreed nodig zijn
OneDrive is minder geschikt als structurele opslagplek voor teaminformatie. Zodra meerdere collega’s langdurig met documenten werken, is SharePoint of Teams vaak logischer.
SharePoint voor gedeelde bedrijfsinformatie
SharePoint is geschikt voor documenten en informatie die door teams, afdelingen of de hele organisatie worden gebruikt.
Denk aan:
procedures
templates
beleid
projectdocumentatie
afdelingsdocumenten
kennisbanken
SharePoint helpt om informatie centraal te beheren, rechten goed in te stellen en structuur aan te brengen.
Teams voor samenwerking en communicatie
Teams is vooral de plek waar medewerkers samenwerken en communiceren. Achter veel Teams-bestanden zit SharePoint-opslag. Daarom is het belangrijk om Teams niet willekeurig in te richten.
Gebruik Teams voor:
projectcommunicatie
teamoverleg
kanaalgesprekken
vergaderingen
samenwerking rond gedeelde documenten
Een goede Teams-structuur voorkomt dat informatie versnipperd raakt.
De grootste fout: alles overal opslaan
Wanneer medewerkers zelf bepalen waar documenten terechtkomen, ontstaat chaos. De ene collega gebruikt OneDrive, de andere Teams-chat en een derde stuurt bestanden per e-mail.
Maak daarom duidelijke werkafspraken. Bijvoorbeeld:
persoonlijke concepten in OneDrive
gedeelde afdelingsdocumenten in SharePoint
projectcommunicatie in Teams
definitieve templates centraal opslaan
geen belangrijke bestanden alleen in chats delen
Conclusie
Teams, OneDrive en SharePoint zijn krachtige tools, maar alleen wanneer de organisatie duidelijke afspraken maakt over gebruik en beheer.
Bij Cirinova Solutions helpen wij mkb-bedrijven om Microsoft 365 overzichtelijk in te richten.
Opmerkingen