Klaar voor Microsoft 365 Copilot? Begin bij toegangsbeheer en documentstructuur
Bijgewerkt op: 5 okt
AI verandert de manier waarop organisaties informatie zoeken, documenten maken en samenwerken. Binnen Microsoft 365 zijn steeds meer AI-functionaliteiten beschikbaar die medewerkers helpen sneller informatie te vinden en dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen.
Maar AI werkt alleen goed met de informatie waartoe medewerkers toegang hebben. Zijn documenten verkeerd opgeslagen, rechten te ruim ingesteld of bestanden verouderd, dan neemt AI die problemen mee.
Daarom begint goede AI-adoptie niet bij licenties of enthousiasme over nieuwe technologie, maar bij goed toegangsbeheer, duidelijke documentstructuren en afspraken over hoe medewerkers met informatie werken.
Waarom AI bestaande informatieproblemen zichtbaar maakt
AI creëert niet automatisch een goed ingerichte informatieomgeving. Het gebruikt de informatie die al binnen de organisatie beschikbaar is.
Als een medewerker toegang heeft tot documenten die eigenlijk niet voor hem of haar bedoeld zijn, kan die informatie mogelijk ook naar voren komen wanneer AI wordt gebruikt om informatie te zoeken of samen te vatten.
Dat maakt goed toegangsbeheer binnen Microsoft 365 steeds belangrijker.
Hetzelfde geldt voor verouderde documenten. Wanneer oude versies, concepten en actuele documenten door elkaar staan, wordt het moeilijker om te beoordelen waarop een AI-antwoord is gebaseerd. Voordat een organisatie AI breder inzet, is het daarom verstandig om eerst te kijken naar de bestaande inrichting van Microsoft 365.
Wat moet op orde zijn vóór AI-adoptie?
Toegangsbeheer
Goed toegangsbeheer betekent dat medewerkers toegang hebben tot de informatie die zij nodig hebben voor hun functie, maar niet automatisch tot alles wat binnen de organisatie beschikbaar is.
Controleer daarom regelmatig:
gebruikersgroepen en groepslidmaatschappen;
externe gasten;
gedeelde links;
leden en eigenaren van Microsoft Teams,
SharePoint-rechten;
oude of ongebruikte accounts;
toegang tot gevoelige documenten.
Vooral rechten die in de loop van de tijd zijn opgebouwd verdienen aandacht. Medewerkers wisselen van functie, projecten worden afgesloten en externe partijen hoeven soms geen toegang meer te hebben. Zonder periodieke controle blijven oude rechten gemakkelijk bestaan.
Een Microsoft 365 QuickScan kan helpen om inzicht te krijgen in zulke risico’s voordat AI breder wordt ingezet.
Documentstructuur en eigenaarschap
Naast rechten bepaalt ook de kwaliteit van de informatieomgeving hoe bruikbaar AI is.
Een duidelijke inrichting begint bijvoorbeeld met logische SharePoint-sites, herkenbare bestandsnamen en duidelijke afspraken over waar documenten worden opgeslagen.
Medewerkers moeten kunnen zien:
waar de actuele versie van een document staat;
wie verantwoordelijk is voor de inhoud;
welke informatie nog geldig is;
waar documenten mogen worden gedeeld;
welke informatie gevoelig is.
Wanneer bestanden verspreid staan over persoonlijke mappen, Teams, SharePoint en OneDrive, wordt het lastiger om overzicht te houden.
Dat probleem bestond al vóór AI, maar wordt zichtbaarder zodra medewerkers AI gebruiken om informatie uit verschillende bronnen bij elkaar te brengen.
AI-adoptie vraagt ook om duidelijke werkafspraken
Een goede technische inrichting is niet voldoende. Medewerkers moeten ook weten hoe zij Microsoft 365 gebruiken.
Waar sla je een projectdocument op? Wanneer gebruik je een Teams-kanaal? Welke documenten mogen extern worden gedeeld? Wie verwijdert verouderde informatie?
Zonder duidelijke afspraken ontstaat na verloop van tijd opnieuw een onoverzichtelijke documentomgeving.
Daarom hoort Microsoft 365 adoptie bij de voorbereiding op AI. Medewerkers moeten niet alleen leren hoe zij AI gebruiken, maar ook hoe zij ervoor zorgen dat AI toegang heeft tot actuele en goed georganiseerde informatie.
Een Copilot-training heeft bijvoorbeeld meer effect wanneer medewerkers tegelijk begrijpen hoe SharePoint, Teams en OneDrive binnen de organisatie zijn ingericht.
Microsoft 365 voorbereiden op Copilot
Organisaties die Microsoft 365 Copilot willen inzetten, doen er goed aan eerst hun informatieomgeving te beoordelen.
Daarbij kun je onder andere kijken naar:
toegangsrechten;
externe gebruikers;
gedeelde documenten;
SharePoint-structuur;
eigenaarschap van Teams en sites;
verouderde informatie;
afspraken over documentbeheer.
Zo’n controle geeft inzicht in de vraag of de Microsoft 365-omgeving technisch en functioneel klaar is voor een bredere inzet van AI. Dit wordt vaak aangeduid als Copilot readiness.
Eerst grip op informatie, daarna AI
AI-adoptie begint met grip op informatie. Als rechten te ruim staan of documenten verspreid, verouderd en onduidelijk zijn opgeslagen, neemt AI die bestaande problemen mee.
Een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving maakt het eenvoudiger om AI op een gecontroleerde en bruikbare manier in te zetten.
Bij Cirinova Solutions helpen we mkb-bedrijven met Microsoft 365 beheer licenties en de voorbereiding op Microsoft 365 Copilot.
Wil je weten hoe jouw omgeving ervoor staat? Vraag dan een : gratis Readiness QuickScan aan en krijg inzicht in de aandachtspunten rond Microsoft 365 en Copilot-readiness.
Opmerkingen